Holistisk process- och organisationsrådgivning

Det finns tre aspekter att ta hänsyn till för att skapa flexiblare arbetsmodeller. Arbetsmodellernas flexibilitet kan nämligen delas in i rumslig, tidsmässig och yrkesmässig flexibilitet. Genom att reglera dessa tre aspekter kan man kompensera för fluktuationer och osäkerhet, säkerställa personalens nöjdhet och garantera kostnadseffektivitet.

Rumslig flexibilitet: när platsen inte spelar någon roll

Teknik främjar och förenklar platsoberoende arbete mer och mer. Anställda i Sverige måste vara mobila av yrkesmässiga anledningar – vare sig de är pendlare eller reser till kunder, möten och mässor. En del av dessa arbetsrelaterade resor är oundvikliga och kommer alltid att behövas. Andra resor kan dock undvikas med arbetsmodeller där personalen inte är knuten till en specifik arbetsplats, utan också kan arbeta hemifrån eller via desk sharing. 

Tidsmässig flexibilitet: när behovet avgör arbetstiden

Alla företag strävar efter att kunna reagera snabbt på oförutsedda behovsförändringar. Trots detta använder de flesta företag fasta arbetstidsmodeller som, om de inte är fullt optimerade, leder till frekvent över- och underbemanning.
Arbetsfluktuationer kräver större flexibilitet än så. Årliga arbetstidskonton är då ett bra sätt att låta anställda arbeta upp timmar när efterfrågan är som högst och låta dem dra nytta av sitt tillgodohavande när arbetsbelastningen är låg. Med jourpass är personalen beredd på att de kan behöva jobba. Om de inte behöver jobba får de en viss del av sin fasta lön för att de har varit redo att hoppa in. Det innebär att arbetet utförs efter behov och inte efter fasta scheman.

Yrkesmässig flexibilitet: när alla kan göra allt

Personalflexibilitet skapas främst genom att personalen kan placeras områdes- och avdelningsövergripande. Därmed kan personalen byta arbetsplats eller arbetsuppgift med mycket kort varsel. Men detta är bara möjligt om personalen har många olika kompetenser. När personalen får lära sig flera viktiga kompetenser kan de kan arbeta på andra maskiner, arbetsplatser och områden. På så sätt kan arbetsplatserna bemannas ett flexibelt sätt och kapacitetsflaskhalsar kan kompenseras mellan avdelningar och områden. 

Tre steg till en flexibel personalstyrka

Grunden för en behovsbaserad och hållbar bemanning finns när en arbetsmodell täcker alla tre aspekter. Det innebär också en fördel för personalen: de har möjlighet att anpassa sina arbetssätt till sina personliga vanor och sin nuvarande livssituation. Och med en god balans mellan arbete och privatliv trivs de märkbart bättre, är mer produktiva och har lägre frånvaro.
De tre stegen som beskrivs nedan visar vägen mot en hållbar och flexibel personalplanering.

1. I det första steget analyseras status quo. Fokus ska ligga på din affärsmodells och dina anställdas behov. Dessutom jämförs nuvarande möjligheter med begränsningar, till exempel företagsavtal och kollektivavtal.
2. I det andra steget utvecklas och implementeras den perfekta mixen av de tre aspekterna för flexibilitet (rumslig, tidsmässig och yrkesmässig flexibilitet), baserat på analysens resultat.
3. Eftersom introduktionen av nya arbetsmodeller vanligtvis påverkar företagskulturen och innebär förändringar för många anställda, bör processen efterföljas av kvalificerat och individuellt anpassat förändringsarbete/change management.

De flesta företag moderniserar kontinuerligt sina tillverkningsprocesser och sitt produktutbud, gör omsorgsfulla analyser och optimerar verksamheten. Däremot ser företagens arbetsscheman ofta likadana ut år efter år. Toppar i efterfrågan kompenseras med dyra tilläggsskift eller inhyrd personal och överbemanning accepteras utan eftertanke. Men även arbetstidsmodeller bör analyseras ibland och anpassas till nya förutsättningar, precis som produkt- och sortimentsutbud eller maskiner och system. För även de har en stor inverkan på effektivitet och mervärde. Men hur utvecklar man en optimal arbetstidsmodell?

Fem steg till en optimal arbetstidsmodell

1. Hur stor kapacitet behövs?
   I det första steget måste den nödvändiga produktionskapaciteten fastställas. Resultatet avgör hur stor personalstyrka som krävs och när den behövs. 
    
2. Hur många anställda behövs för att täcka behovet?
   Personalbehovet beräknas med hjälp av täckningsbehovet. Planerad och oplanerad frånvaro (t.ex. på grund av semester eller sjukdom) tas också med i beräkningen. Här görs även en första beräkning av vilka kostnader som tillkommer eller sänks jämfört med dagens totala personalkostnader.
3. Hur måste skiftplanen vara strukturerad?
   Här bestäms parametrarna för att kunna utforma arbetsschemats och skiftcykelns längd på ett bra sätt utifrån hur stor flexibilitet som krävs för bemanningstid, personalstyrka och täckningsbehov. Dessutom bestäms skiftfrekvensen i cykeln.
4. Hur ser skiftplanen ut i detalj?
   När strukturen för de nya arbetsschemana är på plats, fördelas enskilda skift över veckorna och dagarna i schemat, med ytterligare möjliga skift. Här ligger huvudfokus på att ta hänsyn till om personalbehovet påverkas av säsongsfluktuationer.
5. Hur tilldelas personalens skift?
   Enskilda anställda tilldelas fördefinierade skift i schemat. Ur detta kan man se om det behövs extra personal. Till sist jämförs det nya arbetspasschemat med andra områdens scheman för att säkerställa materialflödet.

För att kunna säkerställa långsiktig produktivitet krävs en systematisk hantering av driftstopp så att man kan reagera snabbt på kortvarig personalbrist.

Ett av de vanligaste problemen när driftstopp och frånvaro hanteras är felaktig beräkning av ”personalbuffertar” och att flexibiliteten för att flytta personalen mellan arbetsplatserna är låg. Vanligtvis finns heller ingen transparens gällande kompetenser för att hitta ersättare. 

Men det finns ingen generell lösning som gäller alla företag för att kompensera driftstopp och frånvaro; alla lösningar och verktyg har sina egna fördelar. En välgrundad processanalys som anpassas till dina behov bidrar till att hitta en smart kombination av åtgärder. Hantering av frånvaro kräver alltid ett skräddarsytt koncept. 

Tre steg till lyckad hantering av driftstopp och frånvaro 

1. Analysera varför och hur ofta personalen är frånvarande – anledningar och frekvens.
2. Utifrån resultaten vidtas förebyggande åtgärder för att minimera olika slags frånvaro.
3. Sedan definieras och implementeras konkreta åtgärder för att hantera frånvaron baserat på företagets affärsmodell och kultur.

Det tar inte lång tid att se de positiva effekterna av en behovsbaserad personalplanering. Samtidigt som personalkostnaderna sjunker stiger servicenivån och produktkvaliteten. Kundernas nöjdhet och lojalitet tilltar mätbart. Resultatet: besparingar på upp till miljonbelopp – bara genom en personalplanering som är exakt baserad på behov.
Exempelvis drar industriföretag optimal nytta av maskiner och anställda så att onödiga ob-tillägg och kostsamma produktionsstopp blir ett minne blott. I detaljhandeln ökar kundlojalitet och omsättning när en ständigt hög servicenivå kan garanteras.

Smart hantering av komplexa processer

Personalplanering är ett komplext arbete. Hur kan du avgöra personalbehovet när det inte bara varierar under veckan eller året, utan ibland varje timme? Hur kan du planera vilken personal när du måste ta hänsyn till semester, sjukskrivningar och annan frånvaro? Vilka arbetstidslagar eller kollektivavtal måste du ta hänsyn till? För en behovsbaserad planering är det avgörande att det finns transparens i både behov och legala ramar för arbetstiden. Vi hjälper dig bemästra denna komplexitet.

Till fördel för både personal och företag

För att du ska kunna ta personalplaneringen till nästa nivå måste du först noga analysera och utvärdera den nuvarande planeringen. Du kan exempelvis skapa förbättringar genom att organisera om arbets- och semestertiderna. Om du tar hänsyn till specifika semesterkvoter när du planerar frånvaron, och semestern medges baserat på dessa, kan du undvika över- och underbemanning. Och om personalplaneringen anpassas till det faktiska bemanningsbehovet blir det färre schemaändringar med kort varsel. Din personal kommer att tacka dig – med större nöjdhet, sjunkande sjukfrånvaro och stigande produktivitet.
 

En bättre planering med hjälp av mer exakta prognoser öppnar upp för mer handlingsutrymme i personalplaneringen och minskar tidspressen för att rätta till ev. över- eller underbemanning. Dessutom informeras personalen i god tid om de behöver hoppa in eller om ett arbetspass bortfaller, något som är till deras fördel. Och när personalens trivsel stiger sjunker sjukfrånvaron och den totala produktiviteten ökar.

Personalplaneringens kvalitet avgörs av behov, prognosperioder, trendfaktorer, referensdagar och adekvata prestationsindikatorer. Alla dessa faktorer måste stämma för en optimal personalplanering. Det är här experterna från ATOSS Consulting kommer in i bilden för att analysera prognosen för dina personalbehov och anpassa dem exakt till ditt företag. Erfarenheten visar att prognosens exakthet på så sätt kan öka med upp till 30 % – och därmed även produktivitet och lönsamhet. 

Svagheter i HR-processen orsakar produktivitetsförluster och förhindrar en smidig operation. Därför granskar vi dina arbetsprocesser, metoder och dokument som rör workforce management tillsammans med dig och visar på optimeringsalternativ. Syftet med den grundliga processanalysen är att identifiera din utvecklingspotential som sedan utgör beslutsunderlaget för en systematisk optimering av din workforce management till förmån för hela företaget.

Utgångspunkten är en objektiv undersökning av hur dina workforce management-processer ser ut idag. Processarbetet och de resurser som används kvantifieras och bedöms även kvalitativt. Baserat på detta utvecklas rekommendationer för att optimera processerna, bland annat med hjälp av toppmodern programvara. Genom att jämföra status quo med framtagna målprocesser kan du se besparingarna och bedöma potentialanalysens kvalitativa nytta. Baserat på en uppskattning av nödvändiga investeringar skapas sedan ett business case och en implementeringsplan. 

Affärsprocessoptimering är som friskvård för företag. Och den börjar med en statuskartläggning. Inför en optimering inrättas en workshop där alla relevanta processer som rör ämnet personal tas med. Därefter organiseras kartlagda processer om på bästa sätt och dokumenteras noga. Det innebär att gränssnitt elimineras, att en processansvarig utses och att IT-stöd introduceras. En bra affärsprocess utmärker sig genom att vara slimmad, ha få medieavbrott och en tydlig uppgiftsfördelning.

Många förändringsprojekt misslyckas på grund av internt motstånd. Att berörd personal blir orolig och rädd beror ofta på bristande information och otydlig kommunikation. Men om projektet misslyckas leder det dels till förlorade investeringar, dels till missnöje. Ett effektivt förändringsarbete minskar motståndet mot och ökar acceptansen för förändringen. 
Målet med alla förändringsprocesser är att förändringarna introduceras med långsiktig framgång i hela företaget.

Varför är förändring viktigt?

Så länge inte alla berörda förstår varför förändringen är nödvändig kommer den aldrig att accepteras. För att säkerställa projektets framgång i ett tidigt skede måste målen därför vara tydliga och stödjas av alla.
När kan jag implementera vad?
Det är viktigt att redan från början vara realistisk när den konceptuella utformningen och den tekniska implementeringen planeras. Det är bara då som delmål kan uppnås i tid, inom budgeten.

Hur involverar jag så många som möjligt i lösningen?

För största möjliga framgång måste viktiga berörda involveras i projektet i ett tidigt skede. Det är särskilt viktigt att berörda inte konfronteras med besluten, utan får vara delaktiga i beslutsprocessen. När workforce management introduceras är det exempelvis viktigt att involvera projektledare, representanter från HR- och IT-avdelningarna och företrädare för personalen i projektet och gemensamt utforma den framtida lösningen. I det stora hela bör alla berörda kunna hjälpa till att utforma projektet.

Hur och när måste jag informera?

Alla kommunikationsverktyg som flygblad, nyhetsbrev och event måste baseras på projektets mål. Då är det viktigt att alla olika medier, innehåll och event koordineras noga.
Hur stöttar jag min personal?
Personalen acceptans för de nya affärsprocesserna och verktygen är en förutsättning för att projektet ska lyckas. Den kan bara säkerställas om personalen har fått specifik utbildning och presenterats för förändringarna.

Hur lyckas projektet?

För projektets långsiktiga framgång är det också nödvändigt att ständigt följa upp dess implementering. Särskilt viktigt är det att alla aktiviteter synkroniseras och prioriteras rätt.
 

Första frågan att besvara är vilka resultat du är ute efter. Det är därför vi gör en process- och potentialanalys i början så att vi ser det enskilda optimeringsbehovet. Vi fastställer hur dina processer ser ut, visar beprövade best practice-lösningar, utvecklar ett business case och definierar programvarukraven och specifikationerna.

Vi tar fram ett skräddarsytt workforce management-koncept tillsammans med dig. Det innefattar kollektiv- och företagsavtal, processdesign, organisationsstruktur och rollprofiler. Under optimeringen tar vi fram passande arbetstidsregler, optimerar skiftmodellen och frånvarohanteringen. Dessutom hjälper vi dig med det övergripande förändringsarbetet och med ett kommunikationskoncept för att förankra förändringen som workforce management-optimeringen innebär i ditt företag. 

Efter analysen avgörs hur din workforce management ska se ut i framtiden så att företaget har så stor nytta av den som möjligt. För detta ändamål skräddarsyr vi ett övergripande koncept för din organisation och utför specifika optimeringar.

I konceptet ingår en måldefinition och beskrivning av projektets struktur och en roadmap. 
Redan från och med denna projektfas stöttar vi dig med det omfattande förändringsarbetet för att förankra förändringen i ditt företag. Dessutom hjälper vi till med ett kommunikationskoncept och dess implementering. 

Efter dessa förberedelser tar vi din workforce management till nästa nivå med den praktiska implementeringen. Mjukvarans kompletta implementering utförs av specialisterna från ATOSS Professional Services. Dessa experter tar över kvalitetskontrollen, gör ett implementeringstest och följer med dig på vägen mot kontinuerlig förbättring. Dessutom får du hjälp av konsulterna från ATOSS Consulting och deras stora erfarenhet av projektledning.

Efter en lyckad implementering identifierar vi alla nya och gamla områden som behöver optimeras ytterligare. En resultatanalys och en roadmap för hållbar optimering ingår också i våra konsulttjänster. Därmed säkerställer vi att du får största möjliga nytta av din workforce management.